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Als moderner Handwerksbetrieb hast du wahrscheinlich schon einige Prozesse digitalisiert. Ein papierloses Büro geht aber noch einen Schritt weiter: Es geht darum, den täglichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren und alle wichtigen Daten direkt in deine Systeme zu integrieren.
Zum Beispiel werden Rechnungen nicht mehr von Hand abgetippt, sondern direkt an das Banksystem zur Zahlung und an die Buchhaltung übermittelt. Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten digital und diese Informationen können für die Lohnabrechnung, die Projektabrechnung oder sogar für Zollnachweise genutzt werden.
Es geht also weniger darum, Papier ganz zu vermeiden - der große Kalender im Büro wird wohl bleiben. Aber Papierstapel und manuelles Abtippen gehören der Vergangenheit an, und die Handwerkersoftware übernimmt viele Aufgaben automatisch, etwa die Verbuchung von Wareneingängen, die Berechnung der Vorsteuer und die korrekte Ablage von E-Rechnungen.
Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?
Ein papierloses Büro bietet viele praktische Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können:
- Kein doppeltes Abschreiben: Alle Daten - von Rechnungen bis zu Arbeitszeiten - werden nur einmal erfasst und fließen automatisch in die richtigen Systeme ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler.
- Archivierungspflichten einfach erfüllen: Gesetzliche Archivierungspflichten müssen in jedem Betrieb eingehalten werden. Mit einer digitalen Lösung erfüllt deine Handwerkersoftware diese Pflichten automatisch, ohne Platz für Ordner und Akten zu verschwenden.
- Daten sind jederzeit auffindbar: Statt in dicken Aktenordnern zu suchen oder möglicherweise falsch abgelegte Dokumente zu durchforsten, hast du per Suchfunktion sofort Zugriff auf alle wichtigen Informationen.
- Weniger Aufwand mit dem Steuerberater: Buchungen erfolgen automatisch und du ersparst dir die manuelle Aufbereitung der Unterlagen für den Steuerberater. Auch der Aufwand bei der Steuerprüfung sinkt, da der Prüfer oft nur noch einen digitalen Zugriff benötigt und nicht mehr persönlich im Büro erscheinen muss.
Was sind die wichtigsten Schritte und Hindernisse?
Den Übergang zu einem papierlosen Büro zu schaffen, kann je nach Betrieb und bisheriger Softwarelösung einige Hürden mit sich bringen. Hier sind die wichtigsten Herausforderungen – und wie du sie meistern kannst:
1. Kooperation mit dem Steuerberater
Ein häufiges Hindernis ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Da dieser durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben (wie das Verbuchen von Rechnungen) weniger Arbeit hat, gibt es Steuerberater, die sich gegen den Umstieg auf digitale Systeme wehren. Das kann anfallende Einnahmen für sie reduzieren, weswegen einige sich noch querstellen.
Es ist wichtig, einen Steuerberater zu wählen, der digitale Lösungen unterstützt. Sprich offen an, dass du diesen Schritt gehen möchtest, und stelle sicher, dass dein Steuerberater mit den notwendigen Schnittstellen vertraut ist. Alternativ kannst du auch in Erwägung ziehen, den Steuerberater zu wechseln, falls er keine Bereitschaft zur digitalen Transformation zeigt.
2. Schnittstellen zwischen Handwerkersoftware und Buchhaltung
Idealerweise verfügt deine Handwerkersoftware über eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Das bedeutet, dass alle relevanten Daten wie Rechnungen, Wareneingänge und Arbeitsstunden direkt in die Buchhaltung fließen, ohne dass du sie manuell übertragen musst. Große Anbieter von Handwerkersoftware bieten diese Schnittstellen in der Regel an, was den Prozess erheblich vereinfacht.
Wenn deine aktuelle Software keine Buchhaltungsschnittstelle bietet, solltest du prüfen, ob ein Update oder ein Wechsel zu einer anderen Software sinnvoll ist. Gerade für kleine Betriebe kann es manchmal auch in Ordnung sein, Belege manuell in die Buchhaltungssoftware hochzuladen – aber dies sollte eher die Ausnahme sein, da es viel Zeit kostet und fehleranfällig ist.
3. Schulung der Mitarbeiter
Ein weiteres Hindernis kann die Einführung der digitalen Prozesse im Team sein. Manche Mitarbeiter könnten Bedenken haben, ihre gewohnten Arbeitsabläufe zu ändern, oder es fehlt ihnen an Wissen im Umgang mit den neuen Technologien.
Plane ausreichend Schulungen für deine Mitarbeiter ein, um sicherzustellen, dass sie sich mit den neuen Tools vertraut machen. Die meisten Softwareanbieter bieten Webinare, Schulungen oder Tutorials an, die den Einstieg erleichtern. Kommunikation ist hier ebenfalls entscheidend: Erkläre den Vorteil, dass die digitale Arbeit sie langfristig entlasten wird.
4. Datensicherheit
Mit der Digitalisierung kommen neue Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit. Wenn alle wichtigen Geschäftsdaten digital gespeichert werden, ist es essenziell, dafür zu sorgen, dass sie geschützt sind und regelmäßig gesichert werden.
Setze auf Handwerkersoftware, die hohe Sicherheitsstandards bietet, und stelle sicher, dass regelmäßige Backups durchgeführt werden. Cloud-Lösungen können hier eine gute Option sein, da sie oft mit automatischen Sicherungen und hohen Sicherheitsstandards ausgestattet sind. Achte zudem darauf, dass alle Mitarbeiter grundlegende Datenschutzrichtlinien verstehen und befolgen.
Fazit: Ist dein Betrieb bereit für das papierlose Büro?
Der Umstieg auf ein papierloses Büro kann deinem Betrieb viele Vorteile bringen, von der Zeitersparnis bis zur besseren Organisation. Allerdings sind einige Hürden zu beachten, wie die Einbindung des Steuerberaters, die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware und die Schulung der Mitarbeiter. Doch mit der richtigen Planung und Vorbereitung kann der Übergang reibungslos gelingen und dir langfristig den Arbeitsalltag erleichtern.
Wenn du das Gefühl hast, dass deine Handwerkersoftware noch nicht alle Funktionen für ein papierloses Büro abdeckt, lohnt es sich, deinen Softwareanbieter nach Updates oder Schnittstellen zu fragen. Mit der richtigen Unterstützung steht dem papierlosen Arbeiten in deinem Betrieb nichts mehr im Weg!
